MS Sports bewältigt rasantes Wachstum mit daylight.
MS Sports hat sich in nur 10 Jahren zum führenden Schweizer Anbieter für Kinder- und Jugend-Sportcamps entwickelt. Das kontinuierlich ausgebaute und diversifizierte Angebot sowie die rasant wachsenden Teilnehmerzahlen stellten das kleine Team von MS Sports vor erhebliche administrative und logistische Herausforderungen. Mit Hilfe von daylight, einer leistungsfähigen Plattform für das Schul-, Kurs- und Eventmanagement, konnte MS Sports das Wachstum bewältigen.
MS Sports
Auf einen Blick
MS Sports hat sich in wenigen Jahren zum führenden Schweizer Anbieter von Kinder- und Jugend-Sportcamps entwickelt. Die zu Beginn eingesetzten IT-Tools – eine einfache Website und Office-Programme – konnten mit der dynamischen Unternehmensentwicklung nicht Schritt halten. Das Unternehmen mit Sitz in Rickenbach LU entschied sich darum für die Schul-, Kurs- und Eventmanagement-Lösung daylight der daylight AG.
Mit daylight kann MS Sports sein Sportcamp-Angebot zentral planen und online publizieren, das gesamte Inkasso abwickeln, alle erforderlichen Infos für die Durchführung aktuell bereitstellen und Kunden systematisch nachbearbeiten. Mit der leistungsfähigen und flexibel anpassbaren Kernapplikation daylight kann MS Sports mit dem bestehenden Team weiter wachsen und personelle Ressourcen für den weiteren Ausbau des Camp-Angebotes freimachen.
Sportcamps, die Kinder und Jugendliche begeistern
Die Erfolgsgeschichte von MS Sports begann mit der Idee, Kindern die Möglichkeit zu bieten, während der Sommerferien täglich auf dem Fussballplatz zu trainieren, ohne auswärts übernachten zu müssen. Aus diesem Grund rief Mario Sager, ehemaliger Profifussballspieler beim FC Luzern, das erste MS Sports Fussballcamp ins Leben.
Nebst Fussball bietet MS Sports heute Camps mit und ohne Übernachtung für zahlreiche Sportarten wie Fussball, Tennis, Reiten, Leichtathletik, Basketball, Badminton, Unihockey, Tanzen oder Biken an. Waren es beim Start im Jahr 2007 noch 150 teilnehmende Kinder, so besuchen heute kapp 20'000 Kinder und Jugendliche jährlich die 420 Camps von MS Sports.
Schnelles Wachstum erforderte Professionalisierung
Gründer und CEO Mario Sager beschreibt die Ausgangslage wie folgt: "Unsere Idee, Kindern und Jugendlichen – professionell betreut und zu fairen Preisen – tolle sportliche Gruppenerlebnisse zu ermöglichen, schlug voll ein. Wir standen mit den rasant wachsenden Teilnehmerzahlen sehr bald vor der Herausforderung, unseren Onlineauftritt und unsere gesamten Administrationsprozesse zu professionalisieren."
MS Sports verfügte in den Anfangsjahren über eine einfache Website, über die sich Interessenten anmelden konnten. Die Anmeldeinformationen wurden automatisch in Excel-Tabellen generiert, doch der manuelle Aufwand für das kleine Team war enorm. Firmengründer Sager ergänzt:
"Es gab unterschiedliche Dateien für die einzelnen Camps mit Doubletten. Die Abrechnung und die Rechnungskontrolle waren aufgrund der fehlenden Verknüpfung mit der Finanzbuchhaltung sehr aufwendig. Uns fehlten eine zentrale Datenbank und die Vernetzung der einzelnen Funktionen in einer Gesamtlösung."
Optimal an die Workflows angepasst
Nach intensiven Gesprächen und einer Demonstration entschied sich Mario Sager für daylight der daylight AG. "Die Chemie stimmte. Die Verantwortlichen zeigten uns transparent auf, welche Tasks out of the box abgedeckt werden konnten und wo es zusätzliche Funktionsmodule brauchte." Die Software wurde als Service auf den Hochleistungsservern der daylight AG aufgesetzt und optimal an die Workflows von MS Sports angepasst.
Für das Design der Website von MS Sports, die über die Angebote informiert, Sponsoren und die Firma präsentiert und für 420 Camps angepasste Online-Anmelde- und Bestellformulare bereitstellt, wurde zusätzlich eine Designagentur ins Boot geholt.
Der CEO beschreibt die Zusammenarbeit als erfolgreiches Geben und Nehmen:
Aufgrund langer Anmeldeperioden und einer grossen Anzahl gleichzeitiger Anmeldungen kam es zu hohen Lasten.
Kundinnen und Kunden können bei der Anmeldung ihrer Kinder auch T-Shirts und Jacken in passenden Grössen bestellen.
Die Bestell- und Bezahlfunktionalitäten wurden von der daylight AG zusätzlich entwickelt und implementiert.
Die Einführung von daylight bot MS Sports die Möglichkeit, interne Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren.
Daten zentral gespeichert und über Schnittstellen verfügbar
MS Sports managt aktuell 420 Camps mit 19714 Teilnehmerinnen und Teilnehmern in daylight. In der zentralen Datenbank von daylight sind gegen 150'000 Kundenadressen gespeichert, die regelmässig für zielgruppenspezifische Marketingaktivitäten verwendet werden. Über eine integrierte Schnittstelle können die Adressen direkt in MailChimp für E-Mail-Versände übernommen werden.
Die Zusammenfassung und Verknüpfung aller benötigten Funktionen für Planung, Publikation, Anmeldung, Inkasso, Durchführung und Nachbearbeitung in einer leistungsfähigen Plattform sowie der Wegfall von Medienbrüchen führen zu erheblich effizienteren Prozessen.
Mario Sager erklärt: "Ein Hauptvorteil ist die reibungslos funktionierende Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung. Rechnungen werden automatisch von daylight generiert und per E-Mail verschickt, und wir haben stets einen aktuellen Überblick über alle Debitoren. Da wir gesamtschweizerisch tätig sind, ist die konsequent durchgezogene Mehrsprachigkeit von daylight ebenfalls ein grosses Plus."
DIE DAYLIGHT AG HAT AUCH UNSERE WEBSITE MIT ANSPRUCHSVOLLEN WORKFLOWS PROFESSIONELL KONZIPIERT UND UMGESETZT.
Mario Sager
Gründer und CEO MS Sports
Weitere Verbesserungen und Effizienzsteigerungen
Jeder Camp-Leiter und jede Camp-Leiterin hat einen Log-in und kann tagesaktuell die Teilnehmerliste mit Detailinformationen (z. B. T-Shirt-Grössen) einsehen.
Die Check-in-Prozesse vor Ort wurden erheblich vereinfacht.
Die neue Website mit Multimedia-Inhalten und Sponsoren-Einbindung wurde von der daylight AG erfolgreich umgesetzt.
Aktuell arbeiten bei MS Sports 18 Personen in der Administration regelmässig mit daylight, daneben verfügen zahlreiche Projektleiter über einen Log-in. Die Lösung läuft gemäss Mario Sager sehr stabil.
Für den Support des daylight-Teams findet der CEO nur lobende Worte:
"Supportanfragen werden sehr zügig und professionell bearbeitet. Auch in diesem Bereich spürt man das sehr hohe Engagement und die Kundenorientierung des daylight-Teams."
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