Le centre de retraite de Kreuzlingen organise des formations internes en plein jour.
Dans le secteur des soins, le personnel qualifié est essentiel à la qualité du travail. La résidence coopérative pour retraités de Kreuzlingen utilise la lumière naturelle pour planifier, gérer et documenter l'intégralité de son programme de formation continue : de la planification des cours et l'inscription des participants internes et externes à l'historique complet de formation de chaque personne. Ce qui se perdait auparavant dans des feuilles de calcul Excel est désormais facilement accessible dans un format structuré.
Coopérative AZK
En bref
La coopérative du centre pour personnes âgées de Kreuzlingen est une maison de retraite située dans le canton de Thurgovie. Elle répond à des normes de qualité élevées et doit pouvoir en démontrer la conformité. Outre ses services de soins infirmiers de base, le centre propose des programmes de formation continue ouverts aux employés et aux participants externes. Avant la mise en place du système de travail en journée, il n'existait aucun système structuré pour gérer ces programmes et suivre la progression de la formation des employés.
Grâce au logiciel de gestion des formations Daylight, la résidence pour retraités dispose désormais d'une solution centralisée : planification des formations, gestion des inscriptions en ligne et suivi complet des parcours de formation de tous les employés. Cette mise en place a non seulement permis d'améliorer l'efficacité opérationnelle, mais a également conduit à une refonte en profondeur des processus internes. De ce fait, la résidence est désormais perçue comme une organisation encore plus professionnelle et tournée vers l'avenir.
Centre coopératif pour personnes âgées de Kreuzlingen – Soins et soutien dans le canton de Thurgovie
La coopérative du centre pour personnes âgées de Kreuzlingen propose des soins professionnels, un soutien et de la compagnie aux seniors de la région de Kreuzlingen. En tant que prestataire de services de santé et de services sociaux, elle applique des normes élevées en matière de qualifications de son personnel : la formation continue et le perfectionnement professionnel sont essentiels pour garantir la qualité des prestations et satisfaire aux exigences de certification.
L'établissement propose également des formations, s'adressant aussi bien à ses employés qu'à des participants externes. Mathias Trempa, responsable de la formation et de la qualité, est en charge de ce domaine.
Pas de vue d'ensemble des cours, des inscriptions et des diplômes
Avant l'instauration de la lumière naturelle, la maison de retraite de Kreuzlingen utilisait des listes manuelles et des tableurs Excel pour consigner les formations suivies et documenter le développement professionnel de son personnel. Aucun système structuré de gestion des formations n'était mis en place : il était quasiment impossible de voir d'un coup d'œil qui avait suivi quelle formation, et plusieurs tentatives précédentes pour obtenir un aperçu fiable avaient échoué.
Pour une entreprise proposant des formations continues à des participants internes et externes et devant simultanément justifier de certifications de qualité, cette situation constituait un véritable point faible. L'intégration entre la planification des cours, les processus d'inscription et le suivi de la progression de la formation laissait à désirer.
Mathias Trempa, responsable de la formation et de la qualité, explique : « Il était difficile d’avoir une vue d’ensemble des employés qui avaient suivi quelles formations. Nous avions déjà essayé à plusieurs reprises. »
Gestion des cours, inscription et historique scolaire dans un seul système
Avec Daylight, la maison de retraite de Kreuzlingen a mis en place une solution de gestion des formations couvrant toutes les étapes, de la planification à la documentation. Les formations continues sont enregistrées et gérées en ligne ; le personnel interne et les participants externes peuvent s’inscrire numériquement, et les formations suivies sont automatiquement consignées dans l’historique. Pour la première fois, cette solution offre une vue d’ensemble complète de l’état des formations dans l’ensemble de l’établissement, accessible à tout moment.
Lors de la mise en œuvre, la maison de retraite a bénéficié de l'expérience de l'équipe Daylight et a été simultanément encouragée à examiner de manière critique ses propres processus – une étape qui s'est avérée tout aussi précieuse que le logiciel lui-même.
« Nous avons été contraints de revoir nos processus internes. Et la fiabilité de leur mise en œuvre nous a grandement rassurés. » – Mathias Trempa, Responsable de l'éducation et de la qualité
Aperçu des modules utilisés :
Planification de la formation : gestion structurée de toutes les opportunités de formation continue
Inscription : processus d'inscription numérique pour les employés internes et les participants externes
Historique : documentation complète du niveau de formation de tous les employés
La transparence a été instaurée et les bases d'une planification ciblée des formations ultérieures ont été posées.
Depuis la mise en place de l'éclairage naturel, la maison de retraite de Kreuzlingen a un accès permanent à l'état de formation de son personnel. Ce bilan sert de base directe à la planification annuelle des programmes : les besoins en formation sont identifiés et pris en charge de manière ciblée.
Toute la documentation nécessaire aux certifications de qualité est disponible sous une forme structurée. L'image extérieure a également évolué : la maison de retraite est désormais perçue comme une structure encore plus professionnelle et tournée vers l'avenir.
Il ne faut pas sous-estimer ce projet. Je referais sans hésiter cette expérience !
Mathias Trempa
Responsable de l'éducation et de la qualité, Centre coopératif pour personnes âgées de Kreuzlingen
Autres améliorations et gains d'efficacité
Le passage à daylight a également constitué un changement culturel pour l'établissement. Tous les collaborateurs n'ont pas trouvé facile de se défaire des listes auxquelles ils étaient habitués, et la numérisation progressive nécessite encore du temps en interne. Trempa adopte une approche pragmatique : la direction prise est la bonne, et les avantages se concrétisent déjà au quotidien. Concrètement, la maison de retraite bénéficie aujourd'hui des simplifications suivantes:
Les besoins de formation sont identifiés directement à partir du système et intégrés à la planification annuelle.
Les inscriptions aux cours sont gérées numériquement pour les participants internes et externes, sans aucune intervention manuelle.
Les diplômes requis pour les audits et les certifications sont toujours facilement accessibles.
Aperçu actualisé de l'état de formation de tous les employés à tout moment
Solution sur mesure pour la gestion de vos cours
Chaque établissement d'enseignement a des besoins spécifiques. La lumière naturelle s'adapte à vous, et non l'inverse. Travaillons ensemble pour déterminer comment nous pouvons au mieux vous accompagner dans vos démarches.
